A solução de Gestão Documental Freeshop©, garante às organizações o processamento da documentação e a monitorização dos processos de execução/decisão associados, permitindo gerir e partilhar de forma eficaz uma estrutura distribuída de informação.

Garante o suporte do sistema de informação e decisão da organização, optimizando o tratamento dos processos documentais e a sua circulação através de workflow?s, monitorizando os circuitos de distribuição e controlo da execução das tarefas elaboradas

A Gestão Documental Freeshop©, possibilita a entrada, circulação e armazenamento de documentos/informação em diversos formatos: correio electrónico, ficheiros produzidos em computador, fax?s, imagens digitalizadas, registos simples, disponibilizando completa integração com a família de produtos Microsoft Office?.

Possui capacidade de integração com informação existente noutros sistemas, garantindo a confidencialidade da informação produzida e recebida.

Dando suporte ao conceito de Planeamento Colaborativo possibilitar aos grupos de trabalho e departamentos, planear executar, e controlar a manipulação de documentos e os processos de decisão;

Gestão dos documentos (informação base, anexos e formatos digitais, múltiplas anotações, palavras chave, associação de documentos antecedentes e consequentes, comunicações produzidas e registo de circulação);

Definição de entidades, contactos, documentos associados, processos e tipos de documentos;

Pesquisa por múltiplos critérios (Palavras chave, Código de barras, Códigos de documento, Entidades, Datas, Nº Registo, colaborador etc.);

Confidencialidade da informação com níveis de protecção dos documentos e dos layers de anotações gráficas nas imagens;

Produção de protocolos para o envio/recepção automatizada de documentos entre colaboradores ou entidades externas (folhas de rosto/despacho e acesso a códigos de barras);

Possibilidade de constituição de listas de distribuição de documentos;

Definição de localizações físicas de arquivos e catalogação por código de barras para inventariação electrónica;

Controlo de execução dos processos (prazos, etapas e decisões tomadas, tempos de execução e tempos limite, avisos, etc.);

Áreas de trabalho por colaborador:

• Actuação sobre documentos recebidos e criados;
• Produção de decisões associada aos documentos;
• Envio de alertas para acção ou conhecimento de colaboradores;
• Arquivo e classificação dos documentos;
• Criação de anotações, despachos e carimbos;

Áreas de Supervisão:

• Controlo sobre o trabalho do Grupo/Departamento:
• Reenvio de documentos e anotações;
• Obtenção de elementos estatísticos

Produção automática de documentos estandardizados com possibilidade de distribuição por fax, e-mail ou SMS integrando com a Gateway de comunicações;

Construção de Documentos, Relatórios e Gráficos (exportação para formatos normalizados (Word, Excel, Texto, Acrobat Reader, etc);

Ligação a scanner de Interface Twain, digitalização multi-página e frente e verso (ADF e duplex com veloc. digit. até 100 ppm );

Tratamento da imagem digitalizada, com correcção de contraste e granulado, encriptação, montagem, efeito de lupa e integração com ferramentas de OCR;

Integração com informação existente em outros sistemas;

Administração de sistema:

• Gestão das tabelas de apoio;
• Configuração de documentos;
• Definição de processos;
• Perfis de utilizador;

ARQUITECTURA

A Solução é desenvolvida sobre a linguagem de programação orientada a objectos, utilizando a plataforma de Base de Dados Microsoft SQL Server versão 7.0 ou superior.

Possibilita a exploração em ambiente Cliente/Servidor, permitindo a consulta em ambiente Internet/Intranet.

Foi concebida com um conceito modular permitindo a integração com os seguintes módulos:

• Produção de documentos/Construção de Relatórios
• Workflow?s
• Gateway de comunicações

Bem como com outros produtos de Gestão, desenvolvidos pela EISA Software, nomeadamente:

• CRM ? Vendas & Marketing
• CRM ? Serviço & Suporte
• Gestão Comercial
• Gestão Financeira